Wie organisierst du das Einlassmanagement für deine Veranstaltung so effizient wie möglich?

Egal, ob du ein Festival, einen Club, eine Messe oder ein Museum organisierst – eines haben alle gemeinsam: Du möchtest, dass der Einlass deiner Besucher reibungslos und schnell abläuft.

Warum ist es wichtig, dass deine Ticketkäufer einfach auf deine Veranstaltung gelangen können?

Das Letzte, was du als Veranstalter möchtest, ist, dass dein Event beginnt, du mit Fragen aus allen Richtungen konfrontiert wirst und es am Eingang zu Problemen kommt, wodurch Besucher warten müssen und unzufrieden werden.

Ein reibungsloser und schneller Einlass führt zu höherer Kundenzufriedenheit, was direkt mit dem Ruf der Veranstaltung in Verbindung gebracht wird. Je besser die Erfahrung, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein positives Feedback verbreitet wird.

Darüber hinaus sorgt ein effizienter Einlass dafür, dass die Besucher früher das Event genießen und beispielsweise früher Geld für Essen, Getränke und/oder Merchandise ausgeben können. Kurz gesagt: Je schneller die Besucher reinkommen, desto höher der Umsatz.

Wie kannst du dich darauf vorbereiten, das Scannen von Tickets so schnell wie möglich abzuwickeln?

Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Zunächst solltest du dir ein klares Bild von der Situation machen.

Es ist sinnvoll, die folgenden Informationen für jede Veranstaltung zu erfassen:

• Wie viele Besucher erwartest du in welchem Zeitraum?
• In welcher Zeitspanne möchtest du alle Besucher eingelassen haben?
• Wie viele Personen stehen dir für den Einlass zur Verfügung?
• Welche Probleme könnten möglicherweise auftreten?
• Habe ich ausreichend Geräte?
• Gibt es VIP-Gäste, Lieferanten oder Aussteller, die durch einen separaten Eingang kommen sollen?
• Ist der Eingang im Freien oder drinnen, und in welcher Jahreszeit findet die Veranstaltung statt?

Verschiedene vorbereitungsmaßnahmen für deinen eingangsbereich

Unsere Praxiserfahrung zeigt, dass es wichtig ist, entsprechende Vorbereitungen zu treffen. Im Folgenden gehen wir auf einige Aspekte näher ein, die du je nach Bedarf für dein Event verwenden kannst.

Unterschiedliche eingänge oder warteschlangen

Wenn du verschiedene Besuchertypen hast, wie VIP-Gäste, Aussteller, Lieferanten oder andere, kann es sinnvoll sein, separate Eingänge zu schaffen. So kannst du die Besucherströme aufteilen und vermeiden, dass Personen unnötig in der falschen Schlange warten.

Bei größeren Besucherzahlen kann es ratsam sein, mehrere Warteschlangen einzurichten, um die Besucher besser zu verteilen. Durch mehrere Schlangen können mehr Mitarbeiter eingesetzt werden, um den Einlass zu beschleunigen.

Problemstelle für fragen und hilfe

Man sollte immer damit rechnen, dass in der Schlange Fragen oder unerwartete Situationen auftreten, wie z. B. Personen, die ihr Ticket verloren haben, oder Lieferanten, die nicht registriert sind. Solche Fälle können den Ablauf des Ticketeinlasses verzögern. Für größere Veranstaltungen empfiehlt es sich daher, einen separaten Bereich für diese Anliegen einzurichten.

Kommunikation mit deinen besuchern

Um den Ticket-Scan reibungslos zu gestalten, ist eine gute Kommunikation mit den Besuchern entscheidend. Informiere im Voraus auf sozialen Medien oder per E-Mail über Parkmöglichkeiten und den Weg zum richtigen Eingang.

Fordere die Besucher auf, ihr Ticket bereits bereitzuhalten, bevor sie an der Reihe sind. Platziere auf dem Weg zum Eingang Schilder mit Anweisungen, wie das Ticket vorbereitet werden soll. Dadurch wird vermieden, dass Besucher erst in der Schlange nach ihrem Ticket suchen, was Verzögerungen verursachen könnte.

Personal und geräte

Je nachdem, wie viele Besucher du in einem bestimmten Zeitraum erwartest, kannst du berechnen, wie viel Personal und wie viele Scanner erforderlich sind. Achte darauf, ausreichend Scanner und Ersatzgeräte bereitzustellen, falls ein Gerät ausfällt oder ein Smartphone des Besuchers defekt ist.

Ebenso gilt für das Personal: Wenn ein Mitarbeiter ausfällt, solltest du vorbereitet sein. Mindestens zwei Personen innerhalb des Teams sollten den Prozess vollständig kennen, um Engpässe zu vermeiden.

Training und einsatz des personals

Für größere Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, einen Koordinator für den Einlass einzusetzen. Dieser kann die Scanner-Teams anleiten, Engpässe managen und dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft. Zudem sollte das Personal im Umgang mit den Scannern geschult werden, damit es keine Verzögerungen gibt.

Eine Schulung in Gastfreundlichkeit kann ebenfalls hilfreich sein. Das Personal sollte wissen, wie man freundlich mit den Besuchern umgeht und wie man unangenehme Situationen meistert.

Test deiner einlass-setup

Teste dein Setup im Voraus, um sicherzustellen, dass alles funktioniert:

• Funktionieren alle Scanner?
• Funktioniert die Internetverbindung?
• Sind alle PCs und Funkgeräte einsatzbereit?
• Führe Test-Scans durch.

Vorbereitung auf unerwartete szenarien

Je nach Einrichtung des Einlasses können unvorhergesehene Probleme auftreten, wie schlechtes Wetter, Strom- oder Internetausfall oder Unfälle in der Warteschlange. Plane solche Szenarien im Voraus und halte Lösungen bereit, um schnell reagieren zu können.

Falls du Unterstützung bei der Planung und Organisation deines Einlassmanagements benötigst, kontaktiere uns – wir helfen dir gerne!