¿Cómo gestionar de manera eficiente la entrada de tu evento?

Ya sea que organices un festival, una discoteca, una feria o un museo, todos tienen algo en común: quieres que la entrada de tus visitantes sea lo más fluida y rápida posible.

¿Por qué es importante que los compradores de tus entradas puedan acceder fácilmente a tu evento?

Lo último que deseas como organizador es que tu evento comience, surjan preguntas desde todas partes y se produzca un problema en la entrada que haga que los visitantes tengan que esperar y se sientan insatisfechos.

Una entrada fluida y rápida aumenta la satisfacción del cliente, lo cual está directamente relacionado con la reputación del evento. Cuanto mejor sea la experiencia, mayores serán las probabilidades de que los asistentes compartan comentarios positivos.

Además, una entrada eficiente permite que los visitantes disfruten antes del evento y, por ejemplo, gasten dinero más rápidamente en comida, bebida y/o productos. En resumen: cuanto más rápido ingresen los visitantes, mayores serán los ingresos.

¿Cómo puedes prepararte para que el proceso de escaneo de entradas sea lo más rápido posible?

La preparación es la clave del éxito. Primero, debes tener una visión clara de cómo será la situación.

Es útil recopilar la siguiente información para cada evento:

• ¿Cuántos visitantes esperas en qué período de tiempo?
• ¿En cuánto tiempo deseas que todos los visitantes hayan ingresado?
• ¿Cuántas personas tienes disponibles para gestionar la entrada?
• ¿Qué problemas podrían surgir?
• ¿Cuentas con el equipo necesario?
• ¿Hay invitados VIP, proveedores o expositores que deban acceder por una entrada separada?
• ¿La entrada está en el exterior o en el interior, y en qué época del año se llevará a cabo el evento?

Diferentes pasos para preparar la gestión de entradas

Nuestra experiencia práctica muestra que es importante realizar preparativos adecuados. A continuación, profundizaremos en algunos aspectos que puedes adaptar según las necesidades de tu evento.

Entradas o filas separadas

Si tienes diferentes tipos de visitantes, como invitados VIP, expositores, proveedores u otros, puede ser útil crear entradas separadas para ellos. Dividir a los visitantes en diferentes accesos evita que las personas esperen innecesariamente en la fila equivocada.

Si se espera una gran afluencia de público, podría ser recomendable establecer varias filas para distribuir mejor a los visitantes. Con múltiples filas, puedes asignar más personal al escaneo de entradas y acelerar el proceso.

Punto de atención para resolver problemas

Siempre debes prever que surjan preguntas o situaciones inesperadas en la fila, como personas que han perdido su entrada o proveedores no registrados. Estos casos pueden retrasar el flujo del escaneo de entradas. Por eso, en eventos más grandes, se recomienda establecer un área separada para gestionar estos problemas.

Comunicación con tus visitantes

Para que el escaneo de entradas sea lo más fluido posible, es esencial una buena comunicación con los asistentes. Anuncia de antemano en redes sociales o por correo electrónico información sobre estacionamiento y cómo llegar al acceso correcto.

Informa también a los visitantes que deben tener su entrada lista antes de llegar al punto de escaneo. Coloca señales en el camino hacia la entrada con instrucciones sobre cómo preparar su ticket. Esto evitará retrasos causados por personas buscando su entrada en el último momento.

Personal y equipos

Dependiendo de cuántos visitantes esperas en un período determinado, puedes calcular cuántos escáneres y cuánto personal necesitarás. Asegúrate de contar con suficientes dispositivos y ten equipos de repuesto disponibles en caso de que alguno falle o el dispositivo de un visitante no funcione.

Lo mismo aplica al personal: si un miembro del equipo no puede asistir, es importante tener un plan de respaldo. Al menos dos personas dentro del equipo deben estar completamente familiarizadas con el proceso para garantizar la continuidad.

Formación y asignación del personal

En eventos grandes, puede ser útil designar a un coordinador de escaneo. Esta persona puede supervisar a los equipos, gestionar la afluencia de visitantes y garantizar que todo funcione sin problemas. Además, el personal debe recibir formación sobre el uso de los dispositivos de escaneo para evitar retrasos.

Incluir formación en atención al cliente también es una buena idea. Enseña a tu personal cómo manejar situaciones incómodas y cómo ofrecer una experiencia positiva a los visitantes desde el momento en que ingresan al evento.

Pruebas de la configuración de entrada

Antes de que todo esté en funcionamiento, realiza una prueba de tu configuración para asegurarte de que todo funcione correctamente:

• ¿Funcionan todos los escáneres?
• ¿La conexión a internet es estable?
• ¿Están operativos los ordenadores y radios que se usarán?
• Realiza pruebas de escaneo.

Prepárate para escenarios imprevistos

Según cómo hayas organizado la entrada, podrían surgir situaciones inesperadas, como lluvia, cortes de energía o problemas en la fila. Planifica con antelación posibles soluciones para estos escenarios, de modo que puedas responder rápidamente.

Si necesitas ayuda para planificar y organizar la gestión de entradas, ¡contáctanos y estaremos encantados de ayudarte!