Hoe regel je de ingang van jouw evenement zo efficiënt mogelijk?

Of je nou een festival, discotheek, beurs of museum hebt, één ding hebben ze allemaal gemeen: je wilt de inkom van jouw bezoekers zo soepel en vlot mogelijk laten verlopen.

Waarom is het belangrijk dat jouw ticketkopers eenvoudig op jouw evenement kunnen binnenkomen?

Het laatste waar je als organisator zin in hebt, is dat je evenement begint, allerlei vragen krijgt vanuit alle hoeken, en er een probleem ontstaat bij de ingang waardoor de bezoekers staan te wachten en ontevreden worden.

Een soepele en vlotte inkom zorgt namelijk voor een hogere klanttevredenheid, wat direct in verband wordt gebracht met de naam van het evenement. Hoe beter de ervaring, hoe groter de kans dat er een positief woord verspreid zal worden.

Ook zorgt een soepele deurentree ervoor dat de bezoekers eerder kunnen genieten van het evenement en bijvoorbeeld eerder geld gaan uitgeven aan eten, drinken en/of merchandise. Kortweg: hoe sneller de bezoeker binnenkomt, hoe hoger de omzet.

Hoe zorg je ervoor dat je het scannen van tickets zo snel mogelijk laat verlopen?

Voorbereiding is hierin de grootste sleutel tot succes. Allereerst moet je goed in kaart brengen hoe de situatie eruit gaat zien.

Het is goed om de volgende gegevens voor elk evenement in kaart te brengen:

• Hoeveel bezoekers verwacht je binnen welke tijdsperiode?
• Binnen hoeveel tijd wil je alle bezoekers naar binnen kunnen hebben?
• Hoeveel mensen heb je ter beschikking om bij de ingang te staan?
• Welke problemen zou je mogelijk kunnen verwachten?
• Heb ik zelf genoeg apparatuur?
• Heb ik VIP-gasten, leveranciers of standhouders, en wil ik die via een aparte ingang naar binnen laten komen?
• Is mijn ingang buiten of binnen, en in welk seizoen is dit?

Verschillende stappen in de voorbereiding voor jouw deurentree

Uit onze praktijkervaring is gebleken dat het goed is om voorbereidingen te treffen. De volgende onderwerpen zullen we dieper toelichten zodat je kunt gebruiken wat van toepassing is op jouw evenement.

Verschillende ingangen of rijen

Indien je verschillende typen bezoekers hebt, zoals bijvoorbeeld VIP-gasten, standhouders, leveranciers of andere typen, kan het verstandig zijn om aparte ingangen te maken waar deze naar binnen kunnen. Door het spreiden van de bezoekers over verschillende ingangen zorg je ervoor dat mensen niet onnodig lang in een verkeerde rij staan te wachten.

Komen er veel bezoekers naar jouw evenement, dan kan het raadzaam zijn om verschillende rijen te maken waar deze bezoekers zich over kunnen verdelen. Doordat je meerdere rijen maakt, kun je meerdere scanpersonen neerzetten om de snelheid van de ingang te regelen.

Probleem afvangloket

Je moet ervan uitgaan dat er altijd vragen of ongewenste situaties kunnen ontstaan in de rij. Denk bijvoorbeeld aan iemand die onwel wordt, iemand die zijn ticket kwijt is of een leverancier die zich niet van tevoren heeft aangemeld. Je wilt altijd voorkomen dat zulke situaties de doorstroom van het scannen van de tickets vertragen. Daarom is het bij grotere evenementen aan te raden een aparte plek te maken waar al deze vragen afgehandeld worden.

Communiceer met de bezoekers van jouw evenement

Om het scannen van de tickets zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk om goede communicatie te hebben met jouw bezoekers. Kondig vooraf op bijvoorbeeld sociale media aan waar de parkeerplekken zijn en hoe de bezoeker van de parkeerplek richting de juiste ingang kan komen.

Geef ook aan dat de bezoeker daarbij direct zijn/haar ticket bij de hand moet houden voordat ze aan de beurt zijn om gescand te worden. Op het pad richting de ingang kun je altijd nog banners plaatsen met de instructies van het ophalen van het ticket van de bezoeker en de herhaling dat ze het ticket gereed moeten houden. Hiermee voorkom je dat bezoekers pas in de rij, als ze aan de beurt zijn, hun ticket pas gaan opzoeken en er daardoor een vertraging ontstaat.

Personeel & apparatuur

Afhankelijk van hoeveel mensen jij binnen een bepaalde tijdsperiode verwacht, kun je een berekening maken hoeveel scanpersoneel en scanners jij daadwerkelijk nodig hebt. Zorg er altijd voor dat je genoeg scanapparatuur aanwezig hebt, en houd er rekening mee dat het kan zijn dat iemand zijn telefoon leeg raakt of kapot laat vallen. Zorg er dus altijd voor dat je extra apparatuur hebt.

Hetzelfde geldt voor personeel. Als een personeelslid plots ziek wordt en je bent afhankelijk van enkel deze persoon, kan dat een minder prettige situatie opleveren. Zorg er daarom altijd voor dat minimaal twee mensen binnen de organisatie weten hoe het allemaal werkt en heb daarvoor een back-upplan.

Trainen & inzet van je personeel

Afhankelijk van de grootte van jouw evenement kan het verstandig zijn om een scancoördinator in te zetten. Een scancoördinator kan ervoor zorgen dat alle mensen die aan het scannen zijn correct aangestuurd worden en het overzicht behouden. Mocht het te druk worden, dan kan deze persoon iemand opschalen en mocht het rustiger worden, kan die weer iemand afschalen of pauze laten houden. Deze kan ook de batterij in de gaten houden van de verschillende scanners die gebruikt worden en deze op tijd laten vervangen.

Daarnaast wil je tijdens de piekuren van jouw evenement zo efficiënt mogelijk gebruikmaken van de tijd die je hebt en de bezoekers zo snel mogelijk naar binnen krijgen. Dit betekent dat je geen tijd hebt om vragen te beantwoorden van jouw personeel. Dit kan voorkomen worden door deze vooraf te trainen in het gebruik van de scanners. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een handleiding toe te sturen en door een testrun te houden.

Tijdens het trainen van je personeel kun je ook gastvrijheidstraining verwerken. Dit houdt in dat je jouw personeel leert hoe om te gaan met vervelende situaties, maar ook hoe je een bezoeker een welkom gevoel kunt geven als deze het evenement binnenkomt.

Test jouw setup

Als je eenmaal alles binnen hebt, zorg er dan voor dat je alles een keer getest hebt. De volgende elementen zou je kunnen testen:

• Werken alle scanners?
• Werkt het internet?
• Werken eventuele computers die je wilt gebruiken?
• Werken de portofoons indien je die gebruikt?
• Doe een testscan.

Bereid je voor op onverwachte scenario’s

Afhankelijk van hoe jij jouw entree hebt ingeregeld, kunnen er verschillende scenario’s zijn waar je geen invloed op hebt, maar die wel erg vervelend kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan het vallen van regen terwijl de wachtrij voor de deur buiten is. Het uitvallen van stroom en/of internet, of een ongeval in de rij. Het is dus verstandig om vooraf bepaalde situaties in kaart te brengen die zouden kunnen gebeuren met een directe oplossing, om niet voor verrassingen te komen te staan.

Mocht je hulp nodig hebben bij het bedenken en opzetten van jouw entreemanagement, contacteer ons dan en we helpen je graag!